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O que é Gestão Telecom e como pode te ajudar a reduzir custos

O que é Gestão Telecom e como pode te ajudar a reduzir custos

Fazer a gestão de custos telecom de uma empresa não é uma tarefa simples. São diversos aspectos envolvidos e que afetam a tomada de decisão.
A gestão de uma empresa, normalmente envolve inúmeros processos e setores que precisam estar alinhados para que qualquer ação que modifique sua estrutura seja realizada.

Dependendo do tamanho da organização, ela pode ser ainda mais burocrática e possuir uma demanda por telecom surpreendente, o que torna difícil sua manutenção e gestão.

Não é tarefa fácil mudar a estrutura e a gestão telecom do dia para a noite.

É importante que se estude com calma as variáveis envolvidas no processo e que seja feito um planejamento.

Compreender os custos envolvidos e administrar a conta de telefonia exige análise e consome tempo.

Porém, é imprescindível que seja realizada, pois os gastos com essa área representam grande impacto para a empresa, especialmente no cenário atual, em que vivenciamos um momento de crise.

Desta maneira, é necessário analisar e escolher as melhores alternativas na busca por redução de custos na gestão telecom.

 

Importância de uma boa gestão telecom

A gestão telecom envolve o estudo, planejamento e avaliação financeira de todos os recursos envolvidos nas telecomunicações de uma empresa.

Elas vão desde a gestão da telefonia fixa e móvel à rede de transmissão de dados (internet).

Como qualquer área da empresa, esse setor possui seus custos. Com o passar do tempo, falta de análise de novidades e tarifas do mercado, pode-se ficar obsoleto quanto ao aspecto de inovação.

Além disso, ao não revisar seus custos, corre-se o risco de estar pagamento bem mais do que aquele serviço vale no mercado hoje.

Para a concorrência isso pode ser um diferencial, pois ela consegue ir mais longe adotando práticas mais assertivas na sua gestão telecom e, dessa forma, obtêm margens de lucro maiores.

Ou seja, é possível ir mais longe, apenas adotando-se uma gestão eficiente.

Por isso, gerir esse ativo na sua empresa é de extrema importância. Uma boa gestão telecom pode significar mais lucros para a organização com a redução dos custos e melhora na produtividade.

 

Como implantar e fazer a gestão telecom

O primeiro passo e mais importante é definir que a gestão é necessária e de extrema importância para a empresa.

Posterior a isso, é preciso definir os responsáveis pela gestão telecom.

Geralmente, esse encargo fica sob responsabilidade da área financeira que possui mais facilidade em avaliar os números e elaborar metas de redução de custos.

Nessa gestão, pode ser necessário avaliar não apenas as contas, mas como os recursos estão sendo utilizados pelos colaboradores da empresa e se a verificação mensal é eficiente ou não.

A equipe de gestão telecom deverá avaliar também se a empresa que fornece o serviço está promovendo um bom custo/benefício e quais as alternativas para a mudança de operadora, caso seja necessário.

Essas gestão é extremamente importante para que a empresa reduza custos e mantenha sua saúde financeira.

Caso perceba que não é possível realizá-la internamente, uma alternativa é a contração de uma empresa de gestão telecom que tem know how em obter as melhores soluções levando em consideração as necessidades de sua empresa.

 

10 Dicas para se fazer uma gestão telecom eficiente

Os altos custos de telefonia no país demandam um uso racional dos recursos, especialmente em momentos de crise como o que estamos vivendo.

Desta forma, é extremamente importante conhecer os ativos, descobrir como os recursos são usados, saber onde cada recurso está, quanto consome, entre outros, para que a gestão seja realizada de maneira correta.

Para isso, você pode seguir os passos abaixo com o objetivo de identificar os fatores que mais tem impacto nos seus custos e avaliar as melhores práticas para reduzir o consumo.

1 – Realize um inventário de seus ativos: Conheça quais são os ativos, quem os utiliza, quem é o gestor responsável. Verifique se esses controles já existem para não haver necessidade de criá-los do zero.

2 – Identifique o processo de pagamento: Confira quem faz os pagamentos e onde se encontram tais documentos. Avalie boletos, faturas, registros em excel, dados da Febraban, entre outros.

3 – Comece a gestão telecom a partir das informações de inventário e pagamento: Neste momento deve-se fazer a relação dos ativos e os custos que estes representam. Isso já começa a ajudar a controlar os resultados. Nesse momento, é possível identificar o que representa mais gastos para e empresa, ativos que estão sendo usados inadequadamente, valores cobrados de forma indevida, cancelamentos de serviços não realizados.

4 – Conheça o perfil de uso dos seus serviços: Quais são os ativos mais e menos usados, serviços disponíveis, consumo, quais operadoras são mais utilizadas, etc.

5 – Entenda bem os seus contratos: Há diversos tipos de contratos na gestão telecom e é necessário conhecê-los a fundo. Entenda o que são contratos mãe, guarda-chuva, serviços abarcados, áreas de abrangência, índices de reajustes, tarifas, vigência, etc.

6 – Avalie a estratégia dos seus concorrentes: Quais benefícios as operadoras oferecem aos concorrentes,  o que os seus concorrentes estão contratando, conheça a melhor oferta no mercado, tarifas e produtos, faça um benchmarking.

7 – Reveja seus contratos: Após essas avaliações, chegou a hora de renegociar seus contratos. Ao ter conhecimento dos aspectos do seu contrato atual, perfil de uso e o que ocorre no mercado é mais fácil negociar redução de custos e melhores serviços.

8 – Analise as faturas anteriores: O processo ainda não acabou e para essa etapa conte com ajuda de profissionais especializados. Reveja se já houve contestações de faturas, confira as faturas e contratos. Existe um índice de até 40% de erros nas faturas gerando cobranças indevidas. A Anatel garante registros de reclamação de até os últimos 3 anos.

Contas com cobrança indevida podem gerar devolução em dobro.

9 – Revise seus processos: Momento para revisar o inventário, renovar ou cancelar contratos, verificar a entrega de resultados, implantar boas práticas, entre outros.

10 – Integre sistemas: Para garantir uma boa gestão, confiabilidade dos dados, comunicação entre setores, análise estratégica é importante integrar o processo de gestão telecom com os diversos sistemas da empresa, entre eles, contábil, financeiro, RH, etc.

É importante criar um processo flexível e que possa ser adaptado às necessidades da empresa.

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Bacharel em Análise de Sistemas, trabalha com TI há 7 anos. Especializado em web, programador, blogueiro, baterista e entusiasta de tudo que envolva tecnologia.

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